1. Gerekli Araştırma Yapılması
Gerek Tedbirler Yönetmeliğine ve gerekse 13 sayılı Tebliğe göre, yükümlüler tarafından, şüpheli bir işlemle karşılaşıldığında, şüpheyi destekleyecek ek bulguların olup olmadığını tespit etmek amacıyla, işlem hakkında yetki ve imkânlar ölçüsünde araştırma yapılmalıdır.
Bu kapsamda işlemin niteliği veya müşteri profiliyle ilgili daha ayrıntılı araştırma yapılması gerekebilir. Özellikle, şüpheli işlem bildirimini gerektiren durumlarda yükümlüler tarafından gerekli kimlik tespit işlemleri yapılır. Bildirime konu şüpheli işlemin teşebbüs aşamasında kaldığı ve gerçekleştirilmediği durumlarda da kimlik tespiti yükümlülüğü mümkün olduğu ölçüde yerine getirilir. Yani şüpheli işlem bildirimi yapılsa dahi müşterinin tanınması ile ilgili yükümlülüklere (özellikle de kimlik tespit ve teyidine) uyulması zorunludur.
2. Müşterinin Tanınması Tedbirleri Uygulamalarında İhbar Riski
Hakkında şüpheli işlem bildirimine bulunulacak işlem ve işlemi yapan kişi hakkında müşterinin tanınması tedbirleri kapsamında araştırma yapılırken, müşterinin, kendisi hakkında bildirimde bulunulacağından şüphelenmesine neden olacak tutum ve davranışlardan kaçınılır. Çünkü finansal kuruluşlar ve diğer yükümlülerin, şüpheli işlem bildirimi yapıldıktan sonra, müşterinin tanınması yükümlülüklerini yerine getirmeye çalışırken müşterilere kasıtsız olarak bilgi vermesi riski mevcuttur. Buna ihbar riski denilir.
FATF’in 10 no.lu Tavsiyesine göre, müşterinin olası bir şüpheli işlem bildirimi veya soruşturmadan haberdar olması, gelecekte şüphelenilen suç gelirlerinin aklanması veya terörizmin finansmanı operasyonunu soruşturma çabalarını tehlikeye atabilir. Bu nedenle yükümlüler, işlemlerin suç gelirlerinin aklanması veya terörizmin finansmanı ile ilgili olduğuna dair bir şüpheye düşerlerse, müşterinin tanınması sürecini gerçekleştirirken müşterinin şüpheli işlem bildirimi konusundan haberdar olması (ihbar) riskini dikkate almalıdırlar. Yükümlü, müşterinin tanınması sürecini gerçekleştirmenin müşteriye veya potansiyel müşteriye bilgi vereceğine makul bir şekilde inanıyorsa, bu süreci takip etmemeyi seçebilir ve bir şüpheli işlem bildirimi yapmalıdır. Kurumlar, müşterinin tanınması yürütürken çalışanlarının bu konuların farkında ve duyarlı olmasını sağlamalıdır.
3. İşlemlerin Şüpheli İşlem Tiplerine Uygunluğu Değerlendirilmesi
İşlemlerin şüpheli işlem tiplerine uygunluğu değerlendirilirken Yönetmelikte yer alan müşterinin tanınmasına ilişkin esaslar göz önünde bulundurulmalı ve değerlendirme müşteri ve işlem bazında yapılmalıdır.
Bu kapsamda, yapılmak istenen işlemle ilgili olarak müşteri profili, faaliyet alanı, faaliyet hacmi, işlemin niteliği ile müşterinin bilinen faaliyetleri kapsamında veya faaliyeti ile orantılı olup olmadığı veya kimlere menfaat sağladığı, sektörün özellikleri ve daha önceki tecrübeler gibi hususlar dikkate alınmalıdır. Yapılmak istenen işlemin uluslararası niteliğinin bulunması durumunda ise bu işlemin müşterinin işinin bir parçası olup olmadığına özel dikkat gösterilmelidir.
4. Uyum Görevlisi Atanması Zorunlu Olan Yükümlülerde İlave Prosedür
13 No.lu Tebliğe göre, uyum görevlisi atanması zorunlu olan yükümlülerde şüpheli işlemle karşılaşılması durumunda, söz konusu işlem yükümlü nezdinde (şube, acente, temsilci ve ticari vekilleri ile benzeri bağlı birimleri dahil) belirlenen dahili prosedür doğrultusunda uyum görevlisine bildirilir.
Yükümlü nezdinde veya aracılığıyla yüz yüze olmayan işlemler yapılmasını mümkün kılan internet bankacılığı, telefon bankacılığı, ATM gibi interaktif uygulamalar kullanılarak yapılan işlemlerde veya izleme ve kontrol faaliyetleri sırasında şüpheli bir işlemin gerçekleştirildiğinin tespiti halinde, durum yine belirlenecek dahili prosedür doğrultusunda uyum görevlisine bildirilir. Bu durumda kimlik tespitinde, yükümlü bünyesinde mevcut bilgi ve belgeler esas alınır.
Bu bildirimin nasıl yapılacağı, ilgili yükümlünün iç işleyişiyle ilgilidir; uyum görevlisine yapılacak bildirimlerin usulü serbestçe belirlenebilir. Bu kapsamda e-posta veya dahili bildirime imkan veren yazılımlar kullanılabilir. Ancak; dahili bildirim kurallarının (bildirimin nasıl yapılacağı) yazılı olarak belirlenmesi, tüm çalışanlarca bilinmesinin sağlanması ve sözlü bildirimin bir usul olarak belirlenmemesi zorunludur.
Uyum görevlisi, kendisine bildirilen veya resen öğrendiği şüpheli işlemi, yükümlü bünyesinde mevcut diğer bilgi ve belgeler ile ilgili kanun, yönetmelik, tebliğ ve diğer mevzuatı göz önünde bulundurmak suretiyle değerlendirir. Uyum görevlisi, bu değerlendirme sürecinde, yükümlü bünyesindeki tüm birimlerden kendi görev alanı ile ilgili her türlü bilgi ve belgeyi talep edebilir. Bu kapsamda kendisinden bilgi ve belge istenen birimler de istenilen bilgi ve belgeleri vermek ve uyum görevlisine gerekli kolaylığı sağlamak zorundadır.
Uyum görevlisi, kendisine bildirilen veya resen öğrendiği şüpheli olabilecek işlemler hakkında, yetki ve imkânları ölçüsünde araştırma yaparak edindiği bilgi ve bulguları değerlendirmek ve şüpheli olduğuna karar verdiği işlemleri Başkanlığa bildirmekle görevli ve yetkilidir.
Uyum görevlisi, kendisine bildirilen veya resen öğrendiği şüpheli olabilecek işlemler hakkında, yetki ve imkânları ölçüsünde araştırma yaparak edindiği bilgi ve bulguları değerlendirmek ve şüpheli olduğuna karar verdiği işlemleri Başkanlığa bildirmekle görevli ve yetkilidir.
5. Şüpheli İşlem Bildirim Formunun Düzenlenmesi
Tedbirler Yönetmeliğinin 28. maddesine göre, yükümlüler şüpheli bir işlemle karşılaştıklarında işlem hakkında gerekiyorsa yetki ve imkânları ölçüsünde araştırma yaparak edinilen bilgi ve bulguları göz önüne alıp Şüpheli İşlem Bildirim Formu doldurmak suretiyle Başkanlığa şüpheli işlem bildiriminde bulunurlar.
Şüpheli işlem bildirimi formu asgari olarak formu düzenleyen yükümlüye, yapılan bildirime, şüpheli işlem ile ilgili gerçek ve tüzel kişilere ve bildirime konu işleme ilişkin bilgileri içerir.
13 No.lu Tebliğin 7. maddesine göre, şüpheli işlem bildirimi formunun doldurulması aşamasında bildirim kategorisinin belirtilmesi zorunlu olup, MASAK tarafından ilgili rehberde belirlenen suça ilişkin şüphe kategorisi içinden de uygun seçenek ya da seçenekler işaretlenir. Bildirim kategorisi, yapılan şüpheli işlem bildiriminin suç gelirlerinin aklanması ile terörün finansmanı açısından niteliğini ortaya koymaya yöneliktir. Suça ilişkin şüphe kategorisi ise suç gelirlerinin aklanması veya terörün finansmanı kapsamında bildirilen işleme konu değerin kaynağını teşkil eden yasadışı faaliyete yönelik herhangi bir bilgi veya şüphe bulunması durumunu ifade eder.
6. Bildirimi Yapacak Kişi
Tedbirler Yönetmeliğinin 27. maddesine göre, şüpheli işlem bildirimi; gerçek kişi yükümlünün bizzat kendisi, tüzel kişi yükümlünün kanuni temsilcileri, tüzel kişiliği bulunmayanların yöneticileri veya bunlar tarafından yetkili kılınanlar tarafından yerine getirilir.
Uyum görevlisi atanan yükümlülerde ise bu görevliler tarafından yerine getirilir. 13 No.lu Tebliğe göre, Suç Gelirlerinin Aklanmasının ve Terörün Finansmanının Önlenmesine İlişkin Yükümlülere Uyum Programı Hakkında Yönetmeliğin 4 ve 29 uncu maddeleri uyarınca uyum görevlisi atamak zorunda olan yükümlüler ile bunların şube, acente, temsilci ve ticari vekilleri ile benzeri bağlı birimlerinin şüpheli işlem bildirim yükümlülüğü, uyum görevlisi tarafından yerine getirilir. Posta ve Telgraf Teşkilatı Anonim Şirketinin, şüpheli işlemleri uyum görevlisi aracılığıyla bildirim yükümlülüğü bankacılık faaliyetiyle sınırlı olup, diğer faaliyetleriyle ilgili olan şüpheli işlem bildirim yükümlülüğünün de uyum görevlisi vasıtasıyla yerine getirilmesi mümkündür.
7. Şüpheli İşlem Bildirim Formunun Gönderilmesi
Bakanlık, Şüpheli İşlem Bildirim Formlarının düzenlenmesine, bildirimlerin elektronik ortam ve bilgi iletişim araçları kullanılarak yapılması zorunluluğu getirilmesine ve şüpheli işlem bildirimlerinde elektronik imza kullanılmasına ilişkin usul ve esasları yükümlüler bazında ayrı ayrı belirlemeye yetkilidir.
a) Şüpheli işlem bildirimi Formlarının Elden Veya Postayla Gönderilmesi
13 no.lu Tebliğe göre, şüpheli işlem bildirimi formu, elden teslim edilebileceği gibi taahhütlü posta veya faks yolu ile de Başkanlığa gönderilebilir. Taahhütlü posta veya faks yolu ile Başkanlığa yapılacak bildirimler Başkanlığın resmi internet sitesinde yer alan posta adresine ve faks numarasına yapılır. Faksla gönderilen şüpheli işlem bildirimi formunun aslı, taahhütlü posta yoluyla ya da elden Başkanlığa intikal ettirilir.
b) Şüpheli işlem bildirimi Formlarının Elektronik Yoldan Gönderilmesi
13 no.lu Tebliğe göre, elektronik ortamda şüpheli işlem bildirimi MASAK.ONLINE sistemi kullanılarak yapılır.
Şüpheli işlem bildirimini elektronik ortamda yapmakla zorunlu tutulan yükümlüler ile uygulamanın başlangıç tarihleri Başkanlıkça belirlenir. Bu yükümlülerin MASAK.ONLINE sistemine erişimine ve sistemin kullanılmasına ilişkin usul ve esaslara Başkanlıkça yayımlanan rehberlerde yer verilir.
Bildirimlerini elektronik olarak yapmaya zorunlu tutulan yükümlüler dışındaki yükümlülerden Başkanlıkça uygun görülenler de elektronik ortamda şüpheli işlem bildiriminde bulunabilirler. Elektronik ortamda şüpheli işlem bildiriminde bulunmak isteyen yükümlülerin Başkanlığa başvurularına ve MASAK.ONLINE sistemi kullanılarak elektronik ortamda şüpheli işlem bildirimi formu düzenlemelerine ilişkin şekil, süre ve içerik bilgileri Başkanlıkça çıkarılacak rehberlerle belirlenir. Kendilerine elektronik ortamda şüpheli işlem bildirimi formu düzenleme imkanı verilen yükümlüler izin tarihinden itibaren şüpheli işlem bildirimlerini elektronik olarak MASAK.ONLINE üzerinden yapmak zorundadırlar. Söz konusu yükümlüler bu tarihten sonra kağıt ortamında bildirimde bulunamazlar.
Elektronik yoldan bildirimin teknik nedenlerle yapılamaması halinde bildirim, elektronik ortamda gönderilememe nedeni belirtilmek suretiyle ilgili rehber ekinde yer alan form kullanılarak Başkanlığa elden, posta yolu veya faks ile yapılır. Bu şekilde gönderilen şüpheli işlem bildirimi formu, sistem işler duruma geldiğinde elektronik ortamda derhal gönderilir.
8. Şüpheli İşlem Bildiriminde Süre
Tedbirler Yönetmeliğinin 28. maddesine göre, şüpheli işlemler, işleme ilişkin şüphenin oluştuğu tarihten itibaren en geç on iş günü içinde MASAK’a bildirilir.
Bir yanıt bırakın